De tanta coisa pra fazer, como saber o que fazer primeiro?

Não se assuste, faz 53 anos que lido com este problema, quando começo meu dia sei exatamente o que tenho que fazer, até ter a primeira interrupção e ai, adeus programação. Já usei todos os tipos de agendas e softwares de gestão de tempo que já existiu, já gastei fortunas com isso, e continuo com o mesmo problema. Resolvi rever este assunto, por que esta semana está o “diabo” com tudo acontecendo ao mesmo tempo. Entretanto, tenho um "metódozinho" simples e eficaz.

Então como estabelecer prioridades, como definir o que fazer?

Key Point (ou ponto chave se você for como eu e detestar termos estrangeiros dentro do português)

Boa gestão do tempo significa definir prioridades e programação de atividades. (Desde que esta tarefa não tome todo o seu tempo)

Quais são as três regras de gestão do tempo eficaz?

1. Não crie situações impossíveis.
2. Defina aquilo que não pode, mas não pode mesmo deixar de ser feito.
3. Evite distrações (e-mail, telefone, TV, qualquer coisa) e falta de foco, seja persistente com isso por que a falta de foco arruína qualquer planejamento.

Não tente fazer tudo ao mesmo tempo, não trabalhe o dia inteiro apenas em cima de suas tarefas, você só vai conseguir ficar exausto e frustrado, lembre que você tem apenas perto de 12 horas normais, em estado de “acordado e produtivo”. Mas você precisa também se divertir, se instruir, se alimentar, dormir e outras coisas no resto do tempo. Não pense que um mutirão de “você mesmo” vai sanar o problema, amanhã começa tudo novamente.

Faça do tempo seu amigo e não seu inimigo.

Identifique dentro do turbilhão de coisas que você tem que fazer, quais são as que realmente são importantes para você, para seu dinheiro, para seu trabalho e para sua saúde. Descarte o restante ou deixe numa lista a parte, que eu chamo, “Lista do vou ver se dá pra fazer”.

Sou fã de listas, faço listas para tudo, faço até listas de listas que tenho que fazer. Mas quando faço as listas mantenho o foco de cada uma para não me perder. E acredite elas funcionam.

Por exemplo, vamos imaginar que tenho que, elaborar uma previsão de vendar para o mês seguinte, organizar uma reunião com pessoas que dependem de meu trabalho e preparar uma festa de “aniversário surpresa” para minha filha.

A primeira coisa que faço é separar três folhas de papel e três canetas de cores diferentes. No inicio da folha anoto a DATA que tenho que entregar ou concluir o que preciso fazer. Depois faço uma contagem regressiva até a data de hoje, anotando em cada data, o mais detalhadamente o que preciso fazer pra conseguir manter o “projeto” em andamento.

TODO DIA, ou TODA HORA, mantenho estas listas comigo, no meu bolso, na minha carteira, na minha mochila, você pode fazer de qualquer jeito até no celular, no BlackBerry, no i-phone, até no seu nokiazinho (sem desmerecer a Nokia), mas mantenha a lista de uma forma que você possa:

1. Acessá-la rapidamente
2. Escrever nela rapidamente
3. Não perdê-la rapidamente.

Se você colocar no notebook em uma planilha, não vai dar pra fazer nada rapidamente, por isso uso folhas de caderno, mas qualquer papel serve. Por que uso cores diferentes? Para não misturar as listas e diferenciá-las também rapidamente, mas isso é pessoal, cada um faz como quiser.

Também uso as pequenas listas do dia, por exemplo, telefonar para alguém, consultar o saldo no banco, comprar leite, arrumar as gavetas do quarto, ou seja, qualquer coisa que certamente esquecerei se não anotar. Uso e abuso das canetas coloridas, mas o tempo todo uso mesmo minha Mitsubishi Uni-Ball UB-177 Black, que é uma maravilha para escrever e o meu caderno OPUS da Tilibra.

Quando não tenho meu caderno, tiro fotos no celular e anoto na minha lista do dia para ver depois, se não até isso eu esqueço.

Tenho “trocentas” idéias por dia para incrementar minha vida, se eu não organizá-las elas fogem na mesma velocidade que chegam, por isso, gosto de escrever.

Este metodozinho é simples e funciona, pelo menos comigo funciona, por isso estou escrevendo aqui agora para publicar no blog hoje uma idéia que tive ontem à noite.

Cada um teu seu método próprio, eu adoro novos métodos e estou sempre fuçando uma idéia nova neste área, se você tem algo a acrescentar no meu estilo de administra o tempo, POR FAVOR me avise para que eu o teste também.

Estou sempre catando formas de fazer melhor o que tenho que fazer e mais rápido pra sobrar tempo pra me divertir e etc.

MAS LEMBRE-SE O MAIS IMPORTANTE INDEPENDENTE DE QUALQUER METÓDO É FAZER AS COISAS ACONTECEREM! Se não qual é a razão pra tudo isso, né?