Como escrever um Relatório de Atividades

Um bom relatório de atividades deve ser semanal. Neste relatório normalmente se descreve os resultados alcançados e o esforço dedicado a sua produtividade e evolução em suas atividades diárias. Também são bem-vindos os seus pensamentos e reflexões sobre o seu trabalho propriamente dito.

Quem vai ler e o que se fará com seu relatório?
Um bom relatório de atividades é a única maneira que a gerência, a hierarquia, sua chefia imediata tem de saber:
Que você está fazendo a coisa certa
Que você está fazendo da maneira certa à coisa certa
Que você está dedicando seu tempo e esforço a trabalhar para a empresa que lhe paga o salário.
Que você está evoluindo, aprendendo e aprimorando o seu desempenho.

Um bom relatório de atividades também serve para:
Avaliar o seu desempenho
Manter as pessoas informadas do que você está fazendo
Manter as pessoas informadas da evolução dos seus projetos e objetivos.
Para que mais serve um bom relatório de atividades?
Um bom relatório de atividades deve ser Conciso, Claro e nunca exceder a uma página.
Um bom relatório de atividades é uma ferramenta de comunicação eficiente que requer que o seu Gerente não apenas o leia, mas também forneça comentários no seu relatório. A opinião é extremamente importante, mesmo se ela for parecida com um simples "OK".
Quem escreve relatórios deve pedir que seu superior faça comentários em seus relatórios semanais.

Quando se deve entregar um bom relatório de atividades?
A entrega de relatórios deve ser pontual. O ideal é envia-lo na sexta-feira no final do dia ao invés de na segunda-feira, para que as pessoas que devem lê-lo tenham mais tempo e tranquilidade para isso no final de semana.
Quanto tempo se leva para escrever um bom relatório de atividades?
O melhor a fazer é dedicar e planejar em sua agenda entre 5 e 10 minutos no final ou inicio do dia para fazer anotações sobre o que você deve escrever no relatório. Desta forma no final da semana, na sexta, não será preciso mais que 10 ou 15 minutos para concluir e enviar o relatório.
Como se escreve um bom relatório de atividades?
Um bom relatório de atividades deve ter uma estrutura fixa e permanente cobrindo os seguintes tópicos em sequencia.
Relação de Tópicos para um bom relatório de atividades
URGÊNCIAS
LEMBRANÇAS
TRABALHO DIÁRIO
REQUERIMENTOS E PROPOSTAS
INFORMAÇÕES IMPORTANTES
PLANEJAMENTO

Detalhamento dos tópicos de um bom relatório de atividades
URGÊNCIAS: Deve-se descrever nesta seção tudo aquilo que é URGENTE, não resolvido e requer ação imediata sua ou de sua hierarquia. Por exemplo: As impressoras fiscais requerem uma revisão imediata devido ao alto movimento do inicio do mês para evitarmos os transtornos enfrentados este mês com este problema sem solução até o momento.
LEMBRANÇAS: Neste tópico devem-se listar assuntos pendentes não urgentes que foram solicitados e aguardam solução. É importante que se reforce o tempo em que o item está em aberto, por exemplo: Solicitação de conserto da calha de escoamento do telhado aguardando solução desde 1 de janeiro de 2011.
TRABALHO DIARIO: Relacione aqui as coisas que acontecem em seu trabalho normal que obtiveram resultados imediatos em suas metas e objetivos que podem ser de vendas, eventos sociais e de marketing, desempenho operacional e treinamento de funcionários, por exemplo.
REQUERIMENTOS E PROPOSTAS: Esta parte do relatório deve ser dedicada à solicitação e proposta de novas ideias, sugestões ou recursos, sejam materiais, financeiros ou humanos, que lhe ajudarão a obter aprovação e apoio.
INFORMAÇÕES IMPORTANTES: Descreva aqui todo e qualquer evento que seja fora de sua rotina ou de seu mercado que possam impactar o seu desempenho, de sua equipe ou da empresa. Por exemplo, a chegada de um novo concorrente, as ações de um concorrente antigo ou obras da prefeitura em frente a sua loja.
PLANEJAMENTO: Relacione aqui o que você vai fazer no próximo período entre o relatório atual e o próximo que devem ser do conhecimento de sua chefia imediata ou da empresa. Procure listar as prioridades em Urgentes e Importantes, só Urgentes ou só Importantes.
A gerência e a chefia desejam ler em um bom relatório de atividades, principalmente sobre RESULTADOS ALCANÇADOS e não somente sobre problemas ou processos em andamento. Um bom relatório de atividades deve mostrar o quão bom o seu desempenho e produtividades são importantes para seu trabalho e para a empresa.

E o mais importante de tudo
A CLAREZA NOS ESCRITOS, DEMONSTRA A PRECISÃO DA MENTE.